Ngành nghề Thư ký là gì?

Thư ký hoặc trợ lý cá nhân là người có công việc bao gồm hỗ trợ quản lý, bao gồm cả giám đốc điều hành, sử dụng nhiều kỹ năng quản lý dự án, giao tiếp hoặc tổ chức. Những chức năng này có thể được thực hiện hoàn toàn để hỗ trợ một nhân viên khác hoặc có thể vì lợi ích của nhiều hơn một. Trong các tình huống khác, thư ký là một nhân viên của một tổ chức hay hiệp hội liên quan đến thư từ, thừa nhận thành viên mới và tổ chức các cuộc họp chính thức và các sự kiện.

Source: Pinterest

Một thư ký, thường được gọi là trợ lý cá nhân hoặc trợ lý hành chính, có nhiều nhiệm vụ hành chính, trách nhiệm để thiết lập nhiều kỹ năng hơn như làm chủ các ứng dụng Microsoft Office; Word, PowerPoint và Excel để đặt tên cho một số ít.

Các nhiệm vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất của công ty hoặc tổ chức, và có thể bao gồm quản lý ngân sách, kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách truy cập, duy trì trang web, sắp xếp chuyến đi và chuẩn bị báo cáo chi phí.

Các thư ký cũng có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính của việc tổ chức một cuộc họp hoặc cuộc họp cấp cao và có trách nhiệm sắp xếp bữa ăn trưa cho bữa ăn trưa. Thường thì các giám đốc điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của họ lấy biên bản tại các cuộc họp và chuẩn bị các tài liệu họp để xem xét. Ngoài các biên bản, thư ký có thể chịu trách nhiệm giữ tất cả hồ sơ chính thức của công ty hoặc tổ chức.

Một thư ký chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính, lập kế hoạch, và tổ chức liên quan đến việc duy trì kinh doanh. Họ có rất nhiều công việc hàng ngày như quản lý điện thoại, sắp xếp các cuộc hẹn và lập lịch trình, xử lý các hệ thống hồ sơ, và tổ chức thư. Thông thường, thư ký làm việc cho các doanh nghiệp, luật, văn phòng y tế, hoặc bệnh viện, nhưng một số vị trí cho phép thư ký làm việc ở nhà.

Hầu hết các thư ký đều có lịch trình toàn thời gian, mặc dù những người làm việc ở nhà có thể có lịch trình linh hoạt hơn. Thư ký thường xử lý thông tin bí mật, vì vậy họ phải cẩn thận và tôn trọng người sử dụng lao động và khách hàng của họ.

Để trở thành thư ký, bạn cần có bằng tốt nghiệp trung học. Một văn bằng đại học thường không bắt buộc đối với các vị trí văn phòng tổng hợp, nhưng có thể được khuyến khích cho một số lĩnh vực nhất định, như các thư ký luật pháp và y tế. Ở bất kỳ vị trí nào, bạn sẽ được đào tạo tại chỗ để giúp bạn quen với thủ tục văn phòng. Chứng nhận tự nguyện cũng có sẵn.

Các kỹ năng chính cần thiết cho công việc này bao gồm:

Giao tiếp

Khả năng viết tốt

Chính trực

Thân thiện

Kiến thức về các chương trình máy tính

Nhiều loại văn phòng thuê thư ký bao gồm văn phòng kinh doanh, cơ sở y tế, và các công ty luật. Các thư ký cũng có thể mở kinh doanh riêng của họ làm việc như là trợ lý ảo. Các cơ quan Nhiệt độ là một nguồn lực tuyệt vời khi nói đến việc tìm kiếm công việc thư ký. Ngoài ra, các cơ quan này đôi khi có thể cung cấp đào tạo máy tính và văn phòng chính thức.

Sau khi có kinh nghiệm và nắm vững được vị thế, nhiều thư ký có thể tiến tới các vị trí giám sát hoặc điều hành. Những vị trí này có mức lương cao hơn và thường có nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm cả việc giám sát các nhân viên khác.