Nhân viên thư ký văn phòng là những người giỏi chuyên môn, họ giữ cho các phòng ban luôn hoạt động tốt. Thư ký văn phòng làm công việc tổ chức, hành chính văn phòng, điều phối công việc hằng ngày của công ty,…
Vai trò của Thư ký văn phòng
-Nghe điện thoại
-Quản lý hồ sơ văn phòng
-Nhập dữ liệu
-Duy trì mối quan hệ thân thiết của sếp và khách hàng vip
-Sắp xếp thư từ
-Photocopy công văn, giấy tờ
-Kiểm tra hóa đơn thanh toán để trình quản lý ký duyệt
-Giám sát, điều phối hoạt động các văn phòng đúng qui trình.
Nhiệm vụ thư ký có thể thay đổi tùy theo yêu cầu, tổ chức, lĩnh vực ngành nghề của từng công ty. Ví dụ như thư ký công ty luật sẽ khác thư ký bệnh viện công, họ có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực chuyên ngành của mình nhằm đảm bảo mọi hoạt động cơ quan điều diễn ra suôn sẻ.
Lợi ích
Bạn giúp việc cho vị sếp tài năng, bạn sẽ học hỏi được điều tốt đẹp từ họ. Là thư ký bạn tiếp xúc với nhiều người, xử lý công việc đa dạng, bạn phải tự học hỏi nhiều kỹ năng ngoài chuyên môn, giải quyết vấn đề nhanh chóng và chính xác, quản lý công việc khi sếp đi công tác,… Từ đó rèn luyện cho bạn tính thích nghi, khả năng vượt qua áp lực công việc. Đó chính là thành quả bạn tích lũy qua năm tháng để sau này dù chuyển sang môi trường nào bạn cũng sẽ gặt hái được thành công.
Trình độ chuyên môn
Thư ký văn phòng hiện tại chưa có chương trình đào tạo và cấp chứng nhận thư ký. Thư ký văn phòng thường được đánh giá cao dựa vào tính đa năng, kinh nghiệm, trình độ ngoại ngữ, bằng cấp tốt nghiệp ở các trường đại học, cao đẳng danh tiếng.
Những kỹ năng cần có thư ký văn phòng
-Kỹ năng tổ chức: Quản lý và vận hành hoạt động công ty luôn ổn định.
-Người kết nối: Thư ký văn phòng thường là một liên lạc giữa các bộ phận khác nhau của văn phòng, đảm bảo rằng thông tin và quy trình đang hoạt động hiệu quả. Điều này có nghĩa là bạn giỏi giao tiếp với nhiều người khác nhau.
-Dịch vụ khách hàng: Nếu bạn là thư ký dịch vụ, thường xử lý các yêu cầu trực tiếp trong công ty hoặc các tương tác khách hàng bên ngoài, vì vậy điều quan trọng là phải có gương mặt khả ái, am hiểu lĩnh vực tư vấn, kiên nhẫn.
-Tính tỉ mỉ: Thư ký nhiều khi xử lý thông tin nhạy cảm, thông tin nội bộ của công ty. Vì vậy bạn phải có tính tỉ mỉ, cẩn trọng, biết giữ bí mật và báo cáo cấp trên xin hướng giải quyết vấn đề và truyền đạt mệnh lệnh của sếp xuống các phòng ban kịp thời.
-Kỹ năng tin học văn phòng. Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nội bộ của công ty để liên hệ công việc hàng ngày, xử lý vướng mắc với từng phòng ban và hỗ trợ sếp quản lý sổ sách, giấy tờ. Thành thạo soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn qui định trên công cụ Word, biết sử dụng Excel, Excel, PowerPoint và photoshop,…Ngoài ra bạn cũng cần hiểu biết một chút về luật pháp, thủ tục kế toán.
Triển vọng việc làm
Nhu cầu tuyển dụng thư ký văn phòng vẫn tiếp tục tăng đến năm 2024. Tuy nhiên mức độ cạnh tranh và nguy cơ đào thải khá cao nên các bạn phải tự đầu tư học tập nâng cao trình độ để thích ứng với xu thế mới.